RODO

W związku z współpracą nawiązaną przez Państwa z firmą Locotranssped spółka z ograniczoną odpowiedzialnością oraz w związku z tym, że od dnia 25.05.2018 r. obowiązują przepisy tak zwanego RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) informujemy, iż:

1. Świadczone usługi oraz przetwarzanie danych

   1. Locotranssped spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej jako Locotranssped sp. z o.o.) z siedzibą w Poznań (61-131), ul. Abp. A. Baraniaka 88c bud. D świadczy usługi w zakresie:

1. Transportu drogowego;

2. Transportu multimodalnego;

3. Spedycji;

4. Usług logistycznych;

2. W zakresie realizacji usług spedycji, usług transportu drogowego, usługi transportu multimodalnego, usług logistycznych na zlecenie swoich Klientów, Locotranssped sp. z o.o. występuje jako Podmiot przetwarzający dane osobowe, powierzane mu przez Klientów będących Administratorami tych danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

3. W przypadku zlecania usług transportu drogowego, usługi transportu multimodalnego, usług logistycznych do realizacji Podwykonawcom, Locotranssped sp. z o.o. pełni rolę Administratora danych osobowych, a Podwykonawcy występują jako Podmioty przetwarzające dane osobowe.

4. W przypadku realizacji usługi transportu drogowego, Podwykonawcy jako Administratorzy danych osobowych, powierzają Locotranssped sp. z o.o. dane osobowe swoje, swoich pracowników do kontaktu, kierowców będących pracownikami Podwykonawców oraz realizujących transport zlecony przez Locotranssped sp. z o.o., a Locotranssped sp. z o.o. występuje jako Podmiot przetwarzający te dane osobowe.

5. W zakresie realizacji usługi spedycji, na zlecenie Klientów, Locotranssped sp. z o.o. powierzając Klientom dane Podwykonawców i pracowników Podwykonawców, występuje jako Podmiot przetwarzający te dane, Klienci występują jako Dalsze podmioty przetwarzające, a Podwykonawcy występują jako Administrator danych osobowych.

6. Przysługuje Państwu prawo do żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania oraz usunięcia, a nadto do żądania ograniczenia przetwarzania oraz do przenoszenia danych, a także do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania dokonywanego przez nas do celów wynikających z naszego prawnie uzasadnionego interesu.

2. Dane osobowe i powierzenie ich przetwarzania

   1. Mając na uwadze realizację usług wskazanych w punkcie 1. niniejszego dokumentu, zaistniała konieczność określenia obowiązków stron, które występują w procesie przetwarzania danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Locotranssped sp. z o.o. Zakres danych obejmuje:

      1. W przypadku punktu 1.2. Klient powierza Locotranssped sp. z o.o. do przetwarzania:

         1. Imię i nazwisko, numer telefonu komórkowego służbowego, adres służbowy e-mail pracowników wyznaczonych do kontaktu, nazwę firmy, adres siedziby, adres prowadzonej działalności, imię i nazwisko Klienta (jeżeli prowadzi działalność w formie działalności gospodarczej);

         2. Dane adresata ładunku, którego przewóz zostaje zlecony, nazwę firmy, imię i nazwisko adresata, adres i numer telefonu; dane nadawcy, odbiorcy, miejsca załadunku, miejsca przeznaczenia, niezbędne do realizacji zlecenia takie jak np.: nazwy firm, imiona i nazwiska osób kontaktowych, adres, numer telefonu oraz e- mail;

         3. Dane Podwykonawcy Klienta Locotranssped sp. z o.o., (w szczególności nazwę firmy, imię i nazwisko kierowcy, numer rejestracyjny samochodu, numer dowodu osobistego lub numer paszportu kierowcy, nr telefonu kierowcy, nr PESEL);

      2. W ramach przypadku opisanego w punkcie 1.3. Locotranssped sp. z o.o. powierza do przetwarzania Podwykonawcom dane:

         1. Imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail pracowników (służbowe) wyznaczonych do współpracy z Podwykonawcą, adres siedziby;

         2. Dane adresata ładunku, tj. nazwę firmy, imię i nazwisko, adresata, adres, numer telefonu adresata;

         3. Adres miejsca załadunku, nazwę firmy, imię i nazwisko osób wskazanych przez Klienta do kontaktu, w tym numer telefonu.

      3. W ramach przypadku opisanego w punkcie 1.4. Podwykonawca powierza Locotranssped sp. z o.o.:

         1. Imię i nazwisko, numer telefonu służbowego, służbowy adres e-mail pracowników do kontaktu, nazwę firmy, adres siedziby, adresy miejsc prowadzenia działalności, imię i nazwisko własne Klienta, jeśli forma prawna to jednoosobowa działalność gospodarcza;

         2. Imię i nazwisko, numer prawa jazdy, numer dowodu osobistego, numer paszportu, nr PESEL, numer telefonu służbowego kierowców realizujących transport.

      4. W ramach przypadku opisanego w punkcie 1.5. Locotranssped sp. z o.o. powierza Klientom do przetwarzania dane:

         1. Imię i nazwisko, numer telefonu służbowego, służbowy adres e-mail pracowników Podwykonawców wyznaczonych do współpracy, nazwa firmy, adres siedziby, adresy miejsc prowadzenia działalności, imię i nazwisko własne Podwykonawcy, jeśli forma prawna Podwykonawcy to jednoosobowa działalność gospodarcza;

         2. Imię i nazwisko, numer prawa jazdy, numer dowodu osobistego, numer paszportu, numer telefonu służbowego kierowców będących pracownikami Podwykonawcy, realizującego transport.

   2. Dane osobowe, o których mowa powyżej, będą przetwarzane w okresie realizowania usług przez Locotranssped sp. z o.o. na rzecz Klientów oraz Podwykonawców na rzecz Locotranssped sp. z o.o., chyba że którakolwiek ze stron jest zobowiązana do ich dalszego przetwarzania na mocy obowiązujących przepisów prawa.

   3. Charakter przetwarzania danych: dane będą przetwarzane w formie papierowej oraz elektronicznej. W przypadku, gdy przekazanymi Locotranssped sp. z o.o. danymi osobowymi będą dane, powierzone do przetwarzania Klientowi przez innych Administratorów danych osobowych, to dane tych Administratorów będą przekazywane wraz z dokumentami transportowymi.

   4. Kategorie osób, których dane dotyczą: adresaci i nadawcy przesyłek, których transport jest zlecany Locotranssped sp. z o.o. przez Klientów, pracownicy Klientów, Podwykonawcy Locotranssped sp. z o.o. oraz ich pracownicy, pracownicy Locotranssped sp. z o.o.

   5. Każda ze stron wskazana w niniejszym dokumencie przetwarza dane osobowe wyłącznie w sposób w nim wskazany lub na udokumentowane polecenie strony występującej jako Administrator, chyba że obowiązek przetwarzania nakłada na niego prawo Unii lub prawo Państwa członkowskiego, któremu podlega; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania, Podmiot przetwarzający lub Dalszy podmiot przetwarzający informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, o ile prawo to nie zabrania udzielenia takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

   6. Każda ze stron, zobowiązuje się do przetwarzania danych zgodnie z prawem, a w szczególności do:

1. Przetwarzania danych wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, przy czym za udokumentowane polecenie Administratora rozumie się zlecenie usługi przekazane Locotranssped sp. z o.o. przez Klienta lub zlecenie transportowe przekazane Podwykonawcy przez Locotranssped sp. z o.o.;

2. zastosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności zabezpieczenie danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem prawa oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

3. podejmowania wszelkich środków wymaganych na mocy art. 32 RODO,

4. prowadzenia dokumentacji opisującej sposób przetwarzania danych oraz środki organizacyjne i techniczne; pomagania administratorowi wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osoby, której dane dotyczą, w zakresie wykonywania jej praw określonych w rozdziale III, pomaga administratorowi wywiązać się z obowiązków określonych w art. 32 – 36 RODO,

5. wydawania indywidualnych upoważnień do przetwarzania danych osobowych;

6. dopuszczania do przetwarzania danych wyłącznie osób posiadających upoważnienie; prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, zobowiązania osób upoważnionych do zachowania tajemnicy;

h) udostępnienia Administratorowi wszelkich informacji niezbędnych do wykazania spełnienia obowiązków określonych w artykule 28 RODO.

1. Strony zobowiązują się, że będą przetwarzały powierzone dane osobowe i uzyskiwała do nich dostęp wyłącznie za pośrednictwem infrastruktury informatycznej znajdującej się na terenie Rzeczypospolitej Polskiej lub państw należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Przekazywanie Danych Osobowych do Państw Trzecich odbywa się po spełnieniu dodatkowych warunków, określonych w RODO.

2. Strony, występując jako Administrator, mają prawo do kontroli sposobu wykonywania niniejszych warunków umownych przez Podmiot przetwarzający. Warunkiem przeprowadzenia kontroli jest zawiadomienie Podmiotu przetwarzającego w terminie nie krótszym niż 7 dni przed planowanym terminem jej przeprowadzenia. W ramach realizowania kontroli Administratorowi przysługuje prawo kierowania zapytań do Podmiotu przetwarzającego w zakresie prawidłowości wykonania obowiązków dotyczących zabezpieczenia powierzonych mu na podstawie niniejszego dokumentu Danych Osobowych, przy czym Podmiot przetwarzający zobowiązuje się udzielić odpowiedzi na zapytanie, o którym mowa, w terminie 7 dni roboczych od daty wpłynięcia zapytania.

3. Strony, występując jako Podmiot przetwarzający, zobowiązują się do niezwłocznego poinformowania Administratora, o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym danych osobowych powierzonych do przetwarzania, a także o wszelkich planowanych lub realizowanych kontrolach i inspekcjach dotyczących tych danych.

2. Okres przechowywania danych

   1. Locotranssped sp. z o.o. przechowuje dane osobowe w związku ze zleceniem, przez czas niezbędny do realizacji umowy oraz przez czas, w jakim możliwe jest dochodzenie roszczeń w związku z transakcjami.

   2. Jednocześnie, w celu rozliczalności Locotranssped sp. z o.o. może przechowywać dane przez okres, w którym zobowiązana jest do zachowania danych lub dokumentów je zawierających dla udokumentowania spełnienia wymagań prawnych, w tym umożliwienia kontroli ich spełnienia przez organy publiczne.

3. Postanowienia końcowe

   1. W sprawach nieuregulowanych mają zastosowanie obowiązujące przepisy prawa, a w szczególności Ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych RODO oraz Kodeksu Cywilnego.

   2. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże niezbędne do zawarcia umowy i realizacji zleconych usług transportowych.

   3. Powołanie Inspektora Danych Osobowych nie jest wymagane zgodnie z rozporządzeniem.