Im Zusammenhang mit der von Ihnen begonnenen Zusammenarbeit mit Locotranssped spółka z ograniczoną odpowiedzialnością und in Anbetracht der Tatsache, dass die Bestimmungen der Datenschutzverordnung (Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates der Europäischen Union vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG) ab dem 25.05.2018 gelten, informieren wir Sie über Folgendes:

1. Erbrachte Dienstleistungen und Datenverarbeitung

   1. Die Locotranssped spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (im Folgenden Locotranssped sp. z o.o. genannt) mit Sitz in Poznań (61-131), ul. Abp. A. Baraniaka 88c Gebäude D erbringt Dienstleistungen in folgenden Bereichen:

1. Straßentransport;

2. Multimodaler Transport;

3. Spedition;

4. Logistikdienstleistungen;

2. In Bezug auf die Erbringung von Speditionsdienstleistungen, Straßentransportdienstleistungen, multimodalen Transportdienstleistungen und Logistikdienstleistungen im Auftrag seiner Kunden handelt Locotranssped sp. z o.o. als Verarbeiter personenbezogener Daten, die ihm von den Kunden anvertraut werden, die die Administratoren dieser personenbezogenen Daten im Sinne der Bestimmungen der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutzrichtlinie) sind.

3. Bei der Vergabe von Aufträgen für Straßentransporte, multimodale Transporte und Logistikdienstleistungen an Subunternehmer fungiert Locotranssped sp. z o.o. als Administrator für die Verarbeitung personenbezogener Daten und die Subunternehmer als Verarbeiter personenbezogener Daten.

4. Im Falle der Erbringung von Straßentransportdienstleistungen vertrauen die Subunternehmer Locotranssped sp. z o.o. als Administrator für die Verarbeitung personenbezogener Daten die personenbezogenen Daten von sich selbst, ihren Kontaktmitarbeitern und den Fahrern an, die Angestellte der Subunternehmer sind und den von Locotranssped sp. z o.o. in Auftrag gegebenen Transport durchführen, und Locotranssped sp. z o.o. fungiert als Verarbeiter dieser personenbezogenen Daten.

5. Im Falle der Erbringung von Speditionsdienstleistung handelt Locotranssped sp. z o.o. im Auftrag der Kunden bei der Übermittlung der Daten der Subunternehmer und der Mitarbeiter der Subunternehmer gegenüber den Kunden als Verarbeiter dieser Daten, die Kunden als weitere Verarbeiter und die Subunternehmer als Administrator der personenbezogenen Daten.

6. Sie haben das Recht, Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten, deren Berichtigung und Löschung zu verlangen und darüber hinaus die Einschränkung der Verarbeitung und die Übertragung der Daten zu verlangen sowie der von uns aus Gründen unseres berechtigten Interesses durchgeführten Verarbeitung zu widersprechen.

2. Persönliche Daten und die Beauftragung ihrer Verarbeitung

   1. Im Hinblick auf die Umsetzung der in Punkt 1. dieses Dokuments genannten Dienstleistungen war es notwendig, die Pflichten der Partner zu definieren, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der von Locotranssped sp. z o.o. durchgeführten Aktivitäten auftreten. Der Umfang der Daten umfasst:

      1. Im Falle von Punkt 1.2 beauftragt der Kunde Locotranssped sp. z o.o. mit der Verarbeitung:

         1. Vor- und Nachname, geschäftliche Mobiltelefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse der Mitarbeiter, die als Kontaktperson benannt wurden, Firmenname, Adresse des eingetragenen Firmensitzes, Geschäftsadresse, Vor- und Nachname des Kunden (wenn Sie als Unternehmen tätig sind);

         2. Daten über den Empfänger der Fracht, deren Beförderung in Auftrag gegeben wird, Firmenname, Name des Empfängers, Adresse und Telefonnummer; Daten über den Absender, den Empfänger, den Verladeort, den Bestimmungsort, die für die Ausführung des Auftrags erforderlich sind, wie z.B. Firmennamen, Vor- und Nachnamen der Kontaktpersonen, Adresse, Telefonnummer und E-Mail;

         3. Angaben zum Subunternehmer des Kunden von Locotranssped sp. z o.o., (insbesondere Firmenname, Vor- und Nachname des Fahrers, Kfz-Kennzeichen, Personalausweis- oder Reisepassnummer des Fahrers, Telefonnummer des Fahrers, Persönliche Identifikationsnummer);

      2. Locotranssped sp. z o.o. beauftragt Subunternehmer mit der Verarbeitung der Daten in dem in Abschnitt 1.3 beschriebenen Fall:

         1. Vor- und Nachname, Telefonnummer, E-Mail-Adresse der Mitarbeiter (geschäftlich), die mit dem Subunternehmer zusammenarbeiten sollen, Anschrift des Firmensitzes;

         2. Angaben zum Empfänger der Fracht, d.h. Firmenname, Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer des Empfängers;

         3. Ladeort, Name des Unternehmens, Vor- und Nachname der vom Kunden benannten Kontaktpersonen, einschließlich Telefonnummer.

      3. In dem in Abschnitt 1.4 beschriebenen Fall beauftragt der Subunternehmer Locotranssped sp. z o.o.:

         1. Vor- und Nachname, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse der Kontaktpersonen, Firmenname, Adresse des Firmensitzes, Adressen der Geschäftsstellen, Vor- und nachname des Kunden, wenn die Rechtsform ein Einzelunternehmen ist;

         2. Name, Führerscheinnummer, Personalausweisnummer, Reisepassnummer, Persönliche Identifikationsnummer, geschäftliche Telefonnummer der Fahrer, die den Transport durchführen.

      4. Im Rahmen des in Abschnitt 1.5 beschriebenen Falles betraut Locotranssped sp. z o.o. die Kunden mit der Datenverarbeitung:

         1. Vor- und Nachname, geschäftliche Telefonnummer, geschäftliche E-Mail-Adresse der Mitarbeiter der zur Zusammenarbeit beauftragten Subunternehmer, Firmenname, Adresse des Firmensitzes, Adressen der Geschäftsstellen, Vor- und Nachname des Subunternehmers, wenn die Rechtsform des Subunternehmers ein Einzelunternehmen ist;

         2. Name, Führerscheinnummer, Personalausweisnummer, Reisepassnummer, geschäftliche Telefonnummer der Fahrer, die Mitarbeiter des Subunternehmers sind, der den Transport durchführt.

   2. Die oben genannten personenbezogenen Daten werden für den Zeitraum der Leistungserbringung durch Locotranssped sp. z o.o. zugunsten der Kunden und Subunternehmer zugunsten von Locotranssped sp. z o.o. verarbeitet, es sei denn, einer der Partner ist nach geltendem Recht verpflichtet, sie weiter zu verarbeiten.

   3. Art der Datenverarbeitung: Die Daten werden in Papier- und elektronischer Form verarbeitet. Falls es sich bei den Locotranssped sp. z o.o. zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten um Daten handelt, die dem Kunden zur Verarbeitung durch andere Administratoren personenbezogener Daten anvertraut wurden, werden die Daten dieser Administratoren zusammen mit den Transportdokumenten übermittelt.

   4. Kategorien von Personen, auf die sich die Daten beziehen: Empfänger und Absender von Sendungen, deren Transport von den Kunden bei Locotranssped sp. z o.o. in Auftrag gegeben wird, Mitarbeiter der Kunden, Subunternehmer von Locotranssped sp. z o.o. und deren Mitarbeiter, Mitarbeiter von Locotranssped sp. z o.o.

   5. Jeder in diesem Dokument genannte Partner darf personenbezogene Daten nur in der in diesem Dokument angegebenen Weise oder auf dokumentierte Anweisung des als Administrator handelnden Partners verarbeiten, es sei denn, ihm wird durch EU Recht oder das Recht des Mitgliedstaates, dem er unterliegt, eine Verarbeitungspflicht auferlegt. In diesem Fall unterrichtet der Auftragsverarbeiter oder Weiterverarbeiter den Administrator vor der Verarbeitung über diese rechtliche Verpflichtung, es sei denn, dieses Recht verbietet eine solche Unterrichtung aus Gründen eines wesentlichen öffentlichen Interesses.

   6. Jeder Partner verpflichtet sich, die Daten in Übereinstimmung mit dem Gesetz zu verarbeiten und insbesondere:

1. Daten nur auf dokumentierten Auftrag des Administrators zu verarbeiten, wobei unter einem dokumentierten Auftrag des Administrators ein Dienstleistungsauftrag des Kunden an Locotranssped sp. z o.o. oder ein Transportauftrag von Locotranssped sp. z o.o. an einen Subunternehmer zu verstehen ist;

2. technische und organisatorische Maßnahmen anzuwenden, die den Schutz der verarbeiteten personenbezogenen Daten gewährleisten, die den Risiken und der Kategorie der geschützten Daten angemessen sind, und insbesondere die Daten vor unbefugtem Zugriff, Entfernung durch Unbefugte, unrechtmäßiger Verarbeitung und Veränderung, Verlust, Beschädigung oder Zerstörung zu schützen;

3. alle gemäß Artikel 32 der Datenschutzrichtlinie erforderlichen Maßnahmen zu ergreifen,

4. eine Dokumentation zu führen, in der die Art und Weise der Datenverarbeitung sowie die organisatorischen und technischen Maßnahmen beschrieben sind; den Administrator der Daten bei der Erfüllung der Pflicht zu unterstützen, auf die Anfragen der betroffenen Person bei der Ausübung ihrer Rechte gemäß Kapitel III zu reagieren, den Administrator der Daten bei der Erfüllung der Pflicht gemäß Artikel 32 - 36 der Datenschutzrichtlinie zu unterstützen,

5. Einzelgenehmigungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu erteilen;

6. nur befugten Personen die Verarbeitung von Daten zu gestatten; Aufzeichnungen über die zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen zu führen, befugte Personen zur Vertraulichkeit zu verpflichten;

h) dem Administrator alle Informationen zur Verfügung stellen, die erforderlich sind, um die Einhaltung der in Artikel 28 der Datenschutzrichtlinie festgelegten Pflichten nachzuweisen.

1. Die Partner verpflichten sich, die ihnen anvertrauten personenbezogenen Daten nur über eine IT-Infrastruktur zu verarbeiten und darauf zuzugreifen, die sich in der Republik Polen oder in Ländern des Europäischen Wirtschaftsraumes befindet. Die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer erfolgt, wenn die in der Datenschutzrichtlinie festgelegten zusätzlichen Bedingungen erfüllt sind.

2. Die Partner, die als Administratoren handeln, haben das Recht, die Erfüllung dieser Vertragsbedingungen durch den Verarbeiter zu überprüfen. Die Bedingung für die Durchführung der Kontrolle ist, dass Sie den Verarbeiter mindestens 7 Tage vor dem geplanten Datum der Kontrolle benachrichtigen. Bei der Durchführung der Kontrolle hat der Administrator das Recht, den Verarbeiter über die ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtungen zum Schutz der dem Auftragsverarbeiter anvertrauten personenbezogenen Daten zu befragen, wobei der Verarbeiter verpflichtet ist, die besagte Anfrage innerhalb von 7 Werktagen ab dem Datum des Eingangs der Anfrage zu beantworten.

3. Die Partner verpflichten sich in ihrer Eigenschaft als Verarbeiter, den Administrator unverzüglich über alle Verfahren, insbesondere Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren, die sich auf die zur Verarbeitung anvertrauten personenbezogenen Daten beziehen, sowie über alle geplanten oder laufenden Kontrollen und Überprüfungen dieser Daten zu informieren.

2. Aufbewahrungsfrist für die Daten

   1. Die Locotranssped sp. z o.o. speichert personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einem Auftrag so lange, wie es für die Erfüllung des Vertrags erforderlich ist und wie es möglich ist, Ansprüche im Zusammenhang mit den Transaktionen geltend zu machen.

   2. Gleichzeitig kann Locotranssped sp. z o.o. zum Zwecke der Rechenschaftspflicht die Daten für den Zeitraum aufbewahren, in dem sie verpflichtet ist, die Daten oder die Dokumente, die sie enthalten, aufzubewahren, um die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen zu dokumentieren, einschließlich der Möglichkeit für die Behörden, die Erfüllung dieser Anforderungen zu kontrollieren.

3. Schlussbestimmungen

   1. In Angelegenheiten, die nicht geregelt sind, gelten die anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere die Datenschutzrichtlinie vom 10. Mai 2018 und das Zivilgesetzbuch.

   2. Die Angabe personenbezogener Daten ist freiwillig, jedoch für den Vertragsabschluss und die Erbringung der angeforderten Transportleistungen erforderlich.

   3. Die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten ist nach der Richtlinie nicht erforderlich.